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ESPACE UTILISATEUR

Le déploiement de NETSoins et NETFactu pour l’EHPAD Béthanie

avril 2018

Le déploiement de NETSoins et NETFactu pour l’EHPAD Béthanie

 

L’EHPAD Béthanie, situé à St Amand, dans le Nord-Pas-de-Calais, s’est équipé de NETSoins et de NETFactu. Monsieur LOGEON, infirmier coordinateur au sein de l’établissement, a accepté de partager son expérience sur le déploiement des deux logiciels.

 

 

Présentation de l’EHPAD Béthanie

L’EHPAD Béthanie est un établissement comprenant 77 lits dont 5 d’hébergements temporaires. À l’origine, il comptait douze lits dédiés à une unité de vie fermée Alzheimer. Situé sur un domaine de 4 à 5 hectares à St Amand dans le Nord-Pas-de-Calais, l’établissement dépend de l’association Béthanie, une association créée par des sœurs hospitalières augustines habitant à proximité de l’EHPAD. La structure comprend 54 salariés pour 77 résidents.

Elle possède deux salles d’animations avec 1 animateur prévu pour des personnes n’ayant pas ou peu de troubles cognitifs et deux autres pour ceux en possédant et qui nécessitent, de ce fait, une attention plus particulière. La complémentarité des deux accompagnements tend à maintenir les acquis des résidents, en ne les mettant pas en échec lors des activités. L’EHPAD comprend également une restauration indépendante avec un chef cuisinier. Tous les plats sont préparés par lui et son équipe de 3 commis. Le personnel de l’EHPAD incite les résidents à se déplacer dans la salle de restauration afin de prendre leur repas. Une responsable qualité fait également partie de l’établissement et veille, entre autres, au bon déroulement de la vie au sein de la structure.

Besoins logiciels

Avant le déploiement de NETSoins, l’établissement était équipé d’un autre logiciel qui ne leur apportait pas entière satisfaction. Plusieurs points ont incité Monsieur LOGEON ainsi que le directeur de l’établissement, Monsieur Frédéric DESJARDINS, a changé d’outil : un aspect relativement compliqué, un manque de lien entre les données et les soins prodigués, des difficultés quant à la récolte de données administratives et statistiques, une absence d’éléments qualitatifs permettant d’assurer une bonne organisation au sein de la structure (recommandation ANESM par exemple). L’ensemble de ces éléments ont conduit Monsieur LOGEON ainsi que le directeur à se doter d’un outil répondant à l’ensemble de leurs besoins métiers.

NETSoins s’est alors présenté comme une solution capable de répondre à leur demande. La planification des soins, la récolte de données, les évaluations médicales et paramédicales ont positionné le logiciel comme une solution correspondant à leurs besoins. En bonus, le logiciel leur a été recommandé par un établissement collaborateur de l’EHPAD Béthanie : l’EHPAD Notre Dame des Anges à Lille, qui était en pleine installation de l’outil.

 

Démonstration et déploiement

Monsieur GENEVRAY, commercial de la région Nord et Ile-de-France chez Teranga Software, a assuré la démonstration du logiciel au sein de l’établissement.

Lorsque l’EHPAD Béthanie a pris la décision de s’équiper de NETSoins, notre administration des ventes a pris en charge les différentes phases de déploiement. Ce service s’assure du bon fonctionnement du déploiement du logiciel : la reprise de données, les dates de formation, les conventions de formation, la facturation, etc. Monsieur LOGEON souligne sa satisfaction concernant la réactivité et l’accompagnement de notre administration des ventes.

La formation au logiciel fut dispensée, par le formateur Dominique BOUANCHAUD, à un groupe de référents désigné par Monsieur LOGEON et par la direction. L’équipe souligne l’efficacité et l’attention particulière du formateur à répondre à leurs questions. Malgré quelques difficultés rencontrées lors de la reprise de données, le gain de temps acquis, en raison de l’efficacité des équipes et du logiciel, a permis au formateur d’aider à une retranscription rapide des informations.

À la fin de la formation, l’ensemble des éléments présentés lors de la démonstration du commercial ont été retrouvés dans cette phase pratique dispensée aux équipes.

En conséquence, après le départ du formateur, l’utilisation du logiciel s’est avérée relativement simple. Même si tous les éléments n’ont pas pu être vus dans leurs moindres détails, l’aspect intuitif du logiciel, la documentation en ligne et l’assistance technique ont permis aux équipes de trouver des réponses à leurs questions simplement et rapidement.

Durée de formation

La formation du logiciel se déroule sur 5 jours pour la totalité du personnel (3 jours pour les référents et 2 jours pour les équipes). Il faut compter un jour supplémentaire si l’établissement a adhéré à des modules spécifiques.

Modules spécifiques

La mobilité

Très axé sur la praticité du logiciel et les besoins des soignants, NETSoins a développé une application tablette pouvant fonctionner en mode déconnecté (sans wifi). Ce module permet aux soignants d’assurer une meilleure prise en charge des soins en temps réel et au chevet du résident grâce à un accès aux différentes fonctionnalités : soins, évaluation, activités et séances, intendance etc.

L’EHPAD Béthanie a opté pour cette option. Véritable gain de temps, l’ensemble des équipes s’est approprié ce module malgré quelques réticences avec ce type d’outil. Peu portées sur les dernières technologies, il a fallu accorder un peu plus de temps aux équipes afin de se familiariser avec l’utilisation de tablette.

Biologie

Afin de proposer une offre la plus complète possible tout en adéquation avec les besoins des soignants, Teranga Software a également mis en place l’option biologie qui permet une liaison entre l’établissement et le laboratoire pour recevoir les résultats de biologie directement dans le dossier de chaque résident. Les valeurs sont intégrées dans le dossier médical de manière sécurisée. Il est également possible de joindre les résultats de biologie au DLU. L’EHPAD Béthanie s’est montré très satisfait de cette option.

NETFactu

L’EHPAD Béthanie a également choisi NETFactu, un logiciel de gestion administrative simple, rapide et efficace qui a pour avantage d’être en liaison direct avec NETSoins. Grâce à cette base de données unique, il n’y a pas de ressaisie. De ce fait, l’ensemble des informations administratives saisies sont directement intégrées dans les logiciels.

Avant leur adhésion à NETFactu, la facturation avec leur ancienne solution comportait quelques freins comme la gestion de l’aide sociale et la rapidité du logiciel. Les fonctionnalités que le service administratif recherchait étaient la simplicité, l’efficacité et la précision.

Comme pour NETSoins, un établissement leur a conseillé NETFactu. Les bons retours de ce dernier ont orienté leur choix.  “NETFactu est un logiciel précis, complet et très agréable à utiliser”. Sa complémentarité avec NETSoins est un réel atout car il permet notamment de faire des liens entre le GIR et la facturation. “Quand il y a un changement de GIR, la facturation en découle tout de suite” a exprimé Monsieur LOGEON. C’est également très avantageux pour les nouvelles recommandations du conseil Départemental quant aux ayants droits. Auparavant, cela devait se faire manuellement.

Teranga Software à votre écoute

NETSoins se révèle être un logiciel novateur et très complet pour l’établissement Béthanie. La transition entre leur ancien logiciel et NETSoins s’est effectuée avec beaucoup d’attention de la part de nos équipes. Cela a permis de pallier les difficultés rencontrées lors de la reprise de données. Monsieur LOGEON souligne la pertinence de la documentation en ligne sur les bases d’utilisation du logiciel qui furent d’une grande aide à ses équipes. La complémentarité avec le logiciel NETFactu leur permet de s’équiper d’une suite logicielle avec une base de données unique regroupant l’ensemble des informations des dossiers résidents.

Teranga Software est très porté sur les besoins des utilisateurs. C’est pourquoi, nous accordons une attention particulière aux recommandations et aux retours de nos clients. Cette étude de cas nous permet de rester proches de nos utilisateurs et de leurs besoins métiers, de rester attentif à leurs retours d’expérience et de partager avec eux leurs propositions d’amélioration.

Posté dans Étude de cas